Baumängel, Termine und Fristen
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Mängelverfolgung am Bau führt schnell zu hohem
Organisationsaufwand, der durch Software Einsatz deutlich reduziert wird. Der Anwenderbericht
beschreibt das Baumängelmanagement in einem Wuppertaler Architekturbüro.
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| Baumängel werden am Bau schnell zum
Reizthema. Schließlich hat der Bauherr Anspruch auf mängelfreie Leistung und es ist
Sache des Architektenm als Bauleiter diesen Anspruch einzulösen. Hier sind
Sachkenntnis, Erfahrung und das geschulte Auge gefragt. Stichwort Mängelverfolgung: Nach Mängelaufnahme
und Dokumentation der Baumängel sind Fristen zu setzen und zu kontrollieren, Termine zu vereinbaren und
wahrzunehmen, Notizen und Schriftwechsel zu organisieren ... Schnell entsteht ein
lästiger Verwaltungsaufwand, der Zeit und Nerven kostet und der letztlich auf die
Wirtschaftlichkeit der Projektarbeit drückt.
Das im folgenden vorgestellte Architekturbüro hat sich für eine Baumängelsoftware
entschieden, die nach Auskunft der Anwender beides in hohem Maße gewährleistet: Optimale
Mängelverfolgung im Sinne des Bauherrenauftrags und effiziente Abwicklung im Sinne der
Wirtschaftlickeit des Büros.
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| Von
Null auf Hundert |
| Das Wuppertaler Architekturbüro
Birrenbach & Lindemann & Riedel (BLR) wurde 1996 gegründet. Als dritter
Partner stieß im Jahr darauf noch Willi Birrenbach dazu. Beim Eintritt in die
Partnerschaft konnte jeder der drei auf über zehn Jahre Berufserfahrung zurückblicken,
gesammelt in verschiedenen großen und kleineren Büros. Die unterschiedlichen
Erfahrungen und Arbeitsschwerpunkte der Partner – hier die Entwurfs-, Baueingabe- und
Ausführungsplanung, dort mehr die kaufmännische Seite im Bereich Ausschreibung und die
Bauleitung – ergänzten sich bestens, und so konnte das Büro von Beginn an die
gesamte Spannbreite an Architektenleistungen im Bereich Hochbau qualifiziert anbieten.
"Das ging sofort von Null auf Hundert", beschreibt Thomas Riedel die
Startphase der Partnerschaft. "Dank weitverzweigter Kontakte der Partner waren wir um
Aufträge nicht verlegen." Als erstes gemeinsames Projekt stand schon gleich ein
Großprojekt an: die Planung eines Hochregallagers mit Warenverteilungszentrum,
Objektkosten 45 Mio. DM.
Inzwischen arbeiten neben den drei Inhabern zwei festangestellte Bauzeicherinnen und
eine Sekretärin am Standort Wuppertal. In enger Kooperation mit zwei Partnerbüros bei
Frankfurt und in München, und mit der Unterstützung von freiberuflichen Mitarbeitern und
Ingenieuren im projektbezogenen Einsatz, arbeitet das Team gleichzeitig an 4 bis 6
Großprojekten (11 bis 45 Mio. Objektkosten). Regionale Tätigkeitsschwerpunkte des Büros
liegen in der Region Köln-Düsseldorf, im Ruhrgebiet und im Raum Frankfurt-Offenbach. Die
Aufträge entstammen je zur Häfte dem gewerblichen Bau und dem Wohnungsbau.
"Straffe Organisation und konsequenter, durchgängiger Einsatz der EDV
ermöglichten nicht nur den Blitzstart des Büros, sondern sind auch heute die Basis
unseres Erfolgs", ist Thomas Riedel überzeugt.
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| Abschied
vom Pultordner |
| "Anfänglich wurde die Termin- und
Mängelverwaltung manuell gehandlet. Mängelrügen wurden in Pultordnern auf Wiedervorlage
gelegt. Eine Mitarbeiterin war damit beschäftigt, die anstehenden Termine täglich den
verantwortlichen Projektleitern vorzulegen". Trotz aller Sorgfalt waren Störungen
nicht immer zu vermeiden: "Zum einen lagen Mängelschreiben beim falschen
Projektleiter, zum anderen wurden Mängel bei Firmen, die gleichzeitig auf mehreren
Baustellen tätig waren, falsch zugeordnet. All dies führte zu Mißverständnissen und
Ärgernissen mit den Betroffenen." Das war auf Dauer kein akzeptables
Verfahren für ein Büro, zu dessen Selbstverständnis es gehört, die Kommunikation aller
Projektbeteiligten und den notwendigen Informationsfluß zu sichern und in diesem Sinne
gegebenenfalls auch das "Mitdenken für Dritte, am Projekt Beteiligte", wie
Riedel das nennt, zu übernehmen. So begann die Suche nach einer geeigneten
Software-Lösung für Terminverwaltung und Mängelverfolgung.
Der Abschied vom Pultordner vollzog sich schließlich auf der ACS 97. Spontan
entschied man sich nach einer Vorführung zum Kauf der 'BaumängelManagement Software'.
"Überzeugt hat uns neben dem Funktionsumfang des Programms vor allem die klare
Strukturierung. Die Umsetzung folgt den Standards der Windows-Oberfläche, alle Funktionen
sind vertraut und schnell zu begreifen," begründet Thomas Riedel den raschen
Entschluß. "Das versprach uns leichte Erlernbarkeit. Ein wichtiger Faktor für uns,
weil im täglichen Geschäft wenig Zeit bleibt, den Umgang mit neuer Software zu
üben."
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| Mängelwirtschaft
am PC |
| Mit der BaumängelManagement Software verfügt das
Büro BLR jetzt über ein modernes Verwaltungs- und Informationssystem für Bauvorhaben,
mit dem auf einfache Weise die vielfältigen Informationen zu allen bearbeiteten Projekten
erfaßt, verwaltet und abgefragt werden. Für jedes Vorhaben sind detaillierte Angaben zum
Bauherrn, zum Projektleiter und allen weiteren Projektbeteiligten hinterlegt,
einschließlich der jeweiligen Funktion, der Gewerkezuordnung und der Adressen. Zu
jedem Vorhaben kann außerdem eine Ortsstruktur erzeugt werden. Nach dem Muster des aus
Windows bekannten Verzeichnisbaums kann damit in kürzester Zeit die räumliche Struktur
eines Vorhabens (Haus, Stockwerke, Räume) abgebildet werden.
Wichtigste Funktion des Programms ist für BLR die bauvorhabenspezifische
Mängelverwaltung, die den eigentlichen Kern des Programms bildet. Hier werden
aufgetretene Mängel u.a. mit Ortsangabe, dem betreffenden Auftragnehmer und dem
Beseitigungstermin erfaßt und verwaltet. Gerade die Aufnahme von Mängeln wird durch den
Zugriff auf die Ortsstruktur wesentlich einfacher und sicherer.
Die erfaßten Mängel können sofort in beliebig zu gestaltende Dokumente wie zum
Beispiel Mängelprotokolle oder Mahnungen übernommen werden. Aus den eindeutig einem
Bauvorhaben bzw. einem dort aufgetretenen Mangel zugeordneten Dokumenten ergibt sich so
beiläufig eine übersichtliche Historie einzelner Mängel, die einerseits zur
Gewährleistungsdokumentation, aber auch zur Ermittlung von sich wiederholenden
Schadensbildern dient.
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| Immer
im Bilde, alles im Griff |
| "Über das Wiedervorlagesystem
sind wir jetzt jederzeit über den aktuellen Stand im Bilde und haben die Erledigung
sicher im Griff". Die Wiedervorlage umfaßt nicht nur Mängel, sie erinnert auch an
Termine und sorgt dafür, daß wichtige Notizen nicht mehr aus den Augen verloren werden. Bereits
beim Programmstart wird das Wiedervorlagesystem aktiv und weist dem Mitarbeiter, der sich
gerade im Programm anmeldet, alle Vorgänge aus, die zur Erledigung anstehen. Der Umfang
der Wiedervorlage und die Erinnerungintervalle sind dabei für jeden Nutzer individuell
konfigurierbar und können so dem persönlichen Arbeitsstil und den sachlichen
Erfordernissen angepaßt werden.
Welche Bauabschnitte sind mängelfrei? Welche Wohnungen können wann übergeben
werden? Welche Mängel hat ein bestimmter Auftragnehmehmer noch zu beseitigen? Ausgefeilte
Such- und Sortierfunktionen liefern schnelle Antworten auf alle Fragen, die sich täglich
im Interesse der termingerechten Baufertigstellung ergeben. Das Büro behält den
Überblick über die Beseitigung eines einzelnen Mangels und zugleich über den Stand des
Vorhabens im Ganzen.
Das Programm erleichtert das Erstellen und Verwalten der benötigten Dokumente
durch übersichliche Listen zu Bauvorhaben, Terminen, Beteiligten und Mängeln. Neue
Dokumente können aus den vorhandenen Daten aufgrund von zuvor definierten Vorlagen sehr
schnell erstellt werden. Die Gestaltung dieser Vorlagen und der Ausdruck von Dokumenten
erfolgt übrigens über Microsoft Word. Damit stehen alle Möglichkeiten einer modernen
Textverarbeitung zur Verfügung.
Auch Dokumente, die außerhalb der BaumängelManagement Software erstellt wurden, können
nachträglich importiert oder verknüpft werden, so daß selbst in diesem Fall die
eindeutige Zuordnung zum Bauvorhaben gegeben und auch das Wiederfinden gewährleistet ist.
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| Mobilität
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| Noch keine Erfahrungen hat das Büro
mit dem Vor-Ort-Einsatz des Programms auf der Baustelle gesammelt. Die Software ist
nämlich auch für den mobilen Einsatz auf sogenannten Pencomputern ausgelegt, die den
rauhen Bedingungen auf der Baustelle wesentlich besser gewachsen sind als Laptops.
"Wir setzen das Programm bisher nur im Büro ein. Angedacht ist aber auch die Nutzung
auf der Baustelle. Wir warten vorerst noch die Marktentwicklung im Bereich von
Pencomputern ab". Dann wird es möglich sein, beispielsweise Mängel direkt vor Ort
aufzunehmen und die Daten später mit den stationären Arbeitsstationen im Büro
abzugleichen. Lästige und fehleranfällige Doppelerfassung von Daten kann damit entfallen
und der Zeitverzug wird minimiert. "In diesen Tagen", bemerkt Thomas
Riedel, "hat das Wort Mobilität für uns allerdings noch einen ganz anderen Aspekt.
Wir planen unseren Umzug in eine, zum Ambiente eines Architekturbüros
passende Jugendstil-Villa von 1903 in Remscheid, deren Umbau wir natürlich selbst geplant
und überwacht haben. Und", schmunzelt er, "auch dieses, unser Lieblingsprojekt,
verwalten wir mit der BaumängelManagement Software." |
© Thomas Merkel |
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Anwenderbericht
aus einem Wuppertaler Architekturbüro