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Baumängelmanagement Software


Baumängelmanagement Software - Baumängel im Griff! Baumängel sicher managen!

Software für Mängelmanagement / Mängelverfolgung am Bau

Anwenderbericht
  aus dem Architekturbüro Birrenbach & Lindemann & Riedel (BLR), Wuppertal. Veröffentlicht in Computer Spezial
 

Mängel, Termine und Fristen

Die Verfolgung von Baumängeln führt schnell zu hohem Organisationsaufwand, der durch EDV-Einsatz deutlich reduziert wird. Der Anwenderbericht beschreibt die moderne 'Mängelwirtschaft' in einem jungen Wuppertaler Architekturbüro.

Baumängel werden am Bau schnell zum Reizthema. Schließlich hat der Bauherr Anspruch auf mängelfreie Leistung und es ist Sache des Architekten in Bauleitungsfunktion, diesen Anspruch einzulösen. Hier sind Sachkenntnis, Erfahrung und das geschulte Auge gefragt.

Nach Mängelaufnahme und Dokumentation sind Fristen zu setzen und zu kontrollieren, Termine zu vereinbaren und wahrzunehmen, Notizen und Schriftwechsel zu organisieren ... Schnell entsteht ein lästiger Verwaltungsaufwand, der Zeit und Nerven kostet und der letztlich auf die Wirtschaftlichkeit der Projektarbeit drückt.

Das im folgenden vorgestellte Architekturbüro hat sich für eine Software-Lösung entschieden, die nach Auskunft der Anwender beides in hohem Maße gewährleistet: Optimale Mängelverfolgung im Sinne des Bauherrenauftrags und effiziente Abwicklung im Sinne der Wirtschaftlickeit des Büros.

Von Null auf Hundert

Das Wuppertaler Architekturbüro Birrenbach & Lindemann & Riedel (BLR) wurde erst 1996 gegründet. Als dritter Partner stieß im Jahr darauf noch Willi Birrenbach dazu. Beim Eintritt in die Partnerschaft konnte jeder der drei auf über zehn Jahre Berufserfahrung zurückblicken, gesammelt in verschiedenen großen und kleineren Büros.

Die unterschiedlichen Erfahrungen und Arbeitsschwerpunkte der Partner – hier die Entwurfs-, Baueingabe- und Ausführungsplanung, dort mehr die kaufmännische Seite im Bereich Ausschreibung und die Bauleitung – ergänzten sich bestens, und so konnte das Büro von Beginn an die gesamte Spannbreite an Architektenleistungen im Bereich Hochbau qualifiziert anbieten.

"Das ging sofort von Null auf Hundert", beschreibt Thomas Riedel die Startphase der Partnerschaft. "Dank weitverzweigter Kontakte der Partner waren wir um Aufträge nicht verlegen." Als erstes gemeinsames Projekt stand schon gleich ein Großprojekt an: die Planung eines Hochregallagers mit Warenverteilungszentrum, Objektkosten 45 Mio. DM.

Heute arbeiten neben den drei Inhabern zwei festangestellte Bauzeicherinnen und eine Sekretärin am Standort Wuppertal. In enger Kooperation mit zwei Partnerbüros bei Frankfurt und in München, und mit der Unterstützung von freiberuflichen Mitarbeitern und Ingenieuren im projektbezogenen Einsatz, arbeitet das Team gleichzeitig an 4 bis 6 Großprojekten (11 bis 45 Mio. Objektkosten). Regionale Tätigkeitsschwerpunkte des Büros liegen in der Region Köln-Düsseldorf, im Ruhrgebiet und im Raum Frankfurt-Offenbach. Die Aufträge entstammen je zur Häfte dem gewerblichen Bau und dem Wohnungsbau.

"Straffe Organisation und konsequenter, durchgängiger Einsatz der EDV ermöglichten nicht nur den Blitzstart des Büros, sondern sind auch heute die Basis unseres Erfolgs", ist Thomas Riedel überzeugt.

Abschied vom Pultordner

"Anfänglich wurde die Termin- und Mängelverwaltung manuell gehandlet. Mängelrügen wurden in Pultordnern auf Wiedervorlage gelegt. Eine Mitarbeiterin war damit beschäftigt, die anstehenden Termine täglich den verantwortlichen Projektleitern vorzulegen". Trotz aller Sorgfalt waren Störungen nicht immer zu vermeiden: "Zum einen lagen Mängelschreiben beim falschen Projektleiter, zum anderen wurden Mängel bei Firmen, die gleichzeitig auf mehreren Baustellen tätig waren, falsch zugeordnet. All dies führte zu Mißverständnissen und Ärgernissen mit den Betroffenen."

Das war auf Dauer kein akzeptables Verfahren für ein Büro, zu dessen Selbstverständnis es gehört, die Kommunikation aller Projektbeteiligten und den notwendigen Informationsfluß zu sichern und in diesem Sinne gegebenenfalls auch das "Mitdenken für Dritte, am Projekt Beteiligte", wie Riedel das nennt, zu übernehmen. So begann die Suche nach einer geeigneten Software-Lösung für Terminverwaltung und Mängelverfolgung.

Der Abschied vom Pultordner vollzog sich schließlich auf der ACS 97. Spontan entschied man sich nach einer Vorführung zum Kauf der Software 'Construction Monitor'. "Überzeugt hat uns neben dem Funktionsumfang des Programms vor allem die klare Strukturierung. Die Umsetzung folgt den Standards der Windows-Oberfläche, alle Funktionen sind vertraut und schnell zu begreifen," begründet Thomas Riedel den raschen Entschluß. "Das versprach uns leichte Erlernbarkeit. Ein wichtiger Faktor für uns, weil im täglichen Geschäft wenig Zeit bleibt, den Umgang mit neuer Software zu üben."

Mängelwirtschaft am PC

Mit Construction Monitor verfügt das Büro BLR jetzt über ein modernes Verwaltungs- und Informationssystem für Bauvorhaben, mit dem auf einfache Weise die vielfältigen Informationen zu allen bearbeiteten Projekten erfaßt, verwaltet und abgefragt werden. Für jedes Vorhaben sind detaillierte Angaben zum Bauherrn, zum Projektleiter und allen weiteren Projektbeteiligten hinterlegt, einschließlich der jeweiligen Funktion, der Gewerkezuordnung und der Adressen.

Zu jedem Vorhaben kann außerdem eine Ortsstruktur erzeugt werden. Nach dem Muster des aus Windows bekannten Verzeichnisbaums kann damit in kürzester Zeit die räumliche Struktur eines Vorhabens (Haus, Stockwerke, Räume) abgebildet werden.

Wichtigste Funktion des Programms ist für BLR die bauvorhabenspezifische Mängelverwaltung, die den eigentlichen Kern des Programms bildet. Hier werden aufgetretene Mängel u.a. mit Ortsangabe, dem betreffenden Auftragnehmer und dem Beseitigungstermin erfaßt und verwaltet. Gerade die Aufnahme von Mängeln wird durch den Zugriff auf die Ortsstruktur wesentlich einfacher und sicherer.

Die erfaßten Mängel können sofort in beliebig zu gestaltende Dokumente wie zum Beispiel Mängelprotokolle oder Mahnungen übernommen werden. Aus den eindeutig einem Bauvorhaben bzw. einem dort aufgetretenen Mangel zugeordneten Dokumenten ergibt sich so beiläufig eine übersichtliche Historie einzelner Mängel, die einerseits zur Gewährleistungsdokumentation, aber auch zur Ermittlung von sich wiederholenden Schadensbildern dient.

Immer im Bilde, alles im Griff

"Über das Wiedervorlagesystem sind wir jetzt jederzeit über den aktuellen Stand im Bilde und haben die Erledigung sicher im Griff". Die Wiedervorlage umfaßt nicht nur Mängel, sie erinnert auch an Termine und sorgt dafür, daß wichtige Notizen nicht mehr aus den Augen verloren werden.

Bereits beim Programmstart wird das Wiedervorlagesystem aktiv und weist dem Mitarbeiter, der sich gerade im Programm anmeldet, alle Vorgänge aus, die zur Erledigung anstehen. Der Umfang der Wiedervorlage und die Erinnerungintervalle sind dabei für jeden Nutzer individuell konfigurierbar und können so dem persönlichen Arbeitsstil und den sachlichen Erfordernissen angepaßt werden.

Welche Bauabschnitte sind mängelfrei? Welche Wohnungen können wann übergeben werden? Welche Mängel hat ein bestimmter Auftragnehmehmer noch zu beseitigen? Ausgefeilte Such- und Sortierfunktionen liefern schnelle Antworten auf alle Fragen, die sich täglich im Interesse der termingerechten Baufertigstellung ergeben. Das Büro behält den Überblick über die Beseitigung eines einzelnen Mangels und zugleich über den Stand des Vorhabens im Ganzen.

Das Programm erleichtert das Erstellen und Verwalten der benötigten Dokumente durch übersichliche Listen zu Bauvorhaben, Terminen, Beteiligten und Mängeln. Neue Dokumente können aus den vorhandenen Daten aufgrund von zuvor definierten Vorlagen sehr schnell erstellt werden. Die Gestaltung dieser Vorlagen und der Ausdruck von Dokumenten erfolgt übrigens über Microsoft Word. Damit stehen alle Möglichkeiten einer modernen Textverarbeitung zur Verfügung.

Auch Dokumente, die außerhalb von Construction Monitor erstellt wurden, können nachträglich importiert oder verknüpft werden, so daß selbst in diesem Fall die eindeutige Zuordnung zum Bauvorhaben gegeben und auch das Wiederfinden gewährleistet ist.

Mobilität

Noch keine Erfahrungen hat das Büro mit dem Vor-Ort-Einsatz des Programms auf der Baustelle gesammelt. Die Software ist nämlich auch für den mobilen Einsatz auf sogenannten Pencomputern ausgelegt, die den rauhen Bedingungen auf der Baustelle wesentlich besser gewachsen sind als Laptops. "Wir setzen das Programm bisher nur im Büro ein. Angedacht ist aber auch die Nutzung auf der Baustelle. Wir warten vorerst noch die Marktentwicklung im Bereich von Pencomputern ab". Dann wird es möglich sein, beispielsweise Mängel direkt vor Ort aufzunehmen und die Daten später mit den stationären Arbeitsstationen im Büro abzugleichen. Lästige und fehleranfällige Doppelerfassung von Daten kann damit entfallen und der Zeitverzug wird minimiert.

"In diesen Tagen", bemerkt Thomas Riedel, "hat das Wort Mobilität für uns allerdings noch einen ganz anderen Aspekt. Wir planen zum 01.07.98 unseren Umzug in eine, zum Ambiente eines Architekturbüros passende Jugendstil-Villa von 1903 in Remscheid, deren Umbau wir natürlich selbst geplant und überwacht haben. Und", schmunzelt er, "auch dieses, unser Lieblingsprojekt, verwalten wir mit Construction Monitor."

Thomas Merkel

 
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